Памятка начинающим организаторам
Контакты

​​

Tel: +79166100757

eofarba@mail.ru

  • Black Facebook Icon
  • Black YouTube Icon
НОВАЯ КНИГА

Уже в продаже!

Join My Mailing List
Recent Posts
Please reload

Памятка начинающим организаторам

February 19, 2019

 

Сегодня хочу обратиться к начинающим организаторам.
Я выделила семь пунктов, которые для меня как частого гостя разнообразных мероприятий представляются существенными.
Я подумала, что ведь те опытные профессиональные организаторы мероприятий, с кем мне посчастливилось работать, уже и не мыслят по-другому. Они ничего подобного не напишут, делясь опытом, настолько очевидным это им кажется. 
А вот новичкам-то как узнать то, что от них требуется? С учётом того, что ставки высоки, и проколы в организации могут вызвать отторжение участников от мероприятия даже при безупречном содержании.

Ну вот так и узнают😉.

ПАМЯТКА НАЧИНАЮЩЕГО ОРГАНИЗАТОРА.

Приглашая людей:

✍️Высылайте ссылку с информацией по ЭТОМУ мероприятию. То есть так, чтобы дата, описание, ведущие, время и место соответствовали именно тому, куда вы сейчас приглашаете людей. Не поддавайтесь соблазну выслать старую ссылку, если там тот же адрес... или время... или ещё что-то одно из перечисленного выше. Проще тогда скопировать эту соответствующую вашему мероприятию опцию и напрямую отправить людям, минуя ссылки.

✍️ Если вы просите отправить почту с извещением, что «вам будет выслана информация по мероприятию», отправьте людям письмо. Любое. Просто выполните обещание. Желательно, чтобы это письмо содержало полезную информацию по мероприятию. Но даже если вы категорически передумали делиться информацией, отправьте вежливое приглашение ещё раз, но уже по почте. Помните, ваши участники ждут обещанное письмо.

✍️ В приглашении нужно указать адрес мероприятия, регламент и обязательно контактное лицо, не стесняясь прямо так и писать: «по всем вопросам можно обращаться к ...». И телефон этого человека, который он (вы) должны брать в период сбора группы. Плюс к этому очень хороший тон, когда высылается подробное описание, как пройти от метро или где можно запарковаться. Тем более, что вы сами как организатор тоже непременно находите эту информацию для себя.

✍️ Если ваши гости оплатили объявленную стоимость билета, о любых дополнительных тратах (когда организатор плюс к билету делит между участниками стоимость аренды или заказывает на всех обед, рассчитывая, что участники оплатят его сами на мероприятии), обо всем этом необходимо извещать в том же информационном письме заранее. Вообще, хороший тон - включить в стоимость билета всю расходную часть. Помните, участники, принимая решение прийти на мероприятие, соглашаются на траты по цене билета.

✍️ Организатору важно приехать заранее, чтобы выяснить все, что ему нужно выяснить к началу. А главное - чтобы помочь приходящим участникам освоиться. Организатор берет на себя коммуникации с внешними сотрудниками (администраторы зала и проч). Важно понимать, что участники выбрали этот зал / это заведение не по собственной воле, а были приглашены организатором. Поэтому он выступает как радушный хозяин, принимающий гостей. Если уж участникам по каким-то внутренним регламентам общения с сотрудниками зала / заведения не избежать, организатор также извещает об этом заранее в инфописьме. Например, что нужно взять с собой паспорт или заложить время на какие-то специфические формальности.

✍️ Заботьтесь о своих участниках. Мысленно пройдите с ними весь путь сбора на мероприятие, дорогу, прибытие и нахождение в процессе. Какая информация может понадобиться? Что поможет вовремя начать и всем освоиться? Что даст глубину процесса с позиции организации? И если это вкусные кофе-брейки, то пусть они будут.

✍️Не смешивайте функции ведущего мероприятия и организатора. Кажущаяся легкость позиции организатора обманчива как мираж в пустыне. На самом деле, для качественного сбора и запуска группы необходимо быть сосредоточенным энергетически на людях, внешний фокус внимания. А как ведущему, тренеру, чтобы материал был глубоко прочувствованным и целостным, вам нужна концентрация внутренняя. Во всяком случае, при подготовке и запуске процесса. Поэтому или разделите по времени эти два процесса, закрыв финансовые вопросы и все, что связано с залом, заранее, или попросите помощи.

Желаю всем организаторам приятных и вдохновляющих мероприятий! И искренне благодарю за то, что взялись за это непростое дело. 
Куда мы без вас...

Please reload